Hedy AI: un assistente AI per riunioni davvero particolare (scommetto che non lo conosci!)

Le riunioni sono una parte fondamentale del lavoro, un momento cruciale per lo scambio di idee e la presa di decisioni. Tuttavia, spesso ci ritroviamo divisi tra l'attenzione da dedicare alla conversazione e la necessità di prendere appunti accurati. Nei peggiori dei casi, si possono trasformare in un incubo di informazioni perse e azioni dimenticate. Qui entra in gioco Hedy AI, un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale progettato per migliorare la gestione e la produttività delle riunioni. Ho avuto modo di testarlo personalmente, integrandolo nel mio flusso di lavoro (ma anche in contesti personali) e valutandone le funzionalità.

Cos'è Hedy AI e come funziona?

Hedy AI è un assistente basato su intelligenza artificiale, progettato per fornire supporto in tempo reale durante le conversazioni, con una particolare attenzione alle riunioni e alle lezioni, nonché generare automaticamente la trascrizione, il riassunto e key insights. Complessivamente, permette agli utenti di partecipare a meeting di lavoro e personali con maggiore attenzione ed efficacia.

La caratteristica distintiva di questo tool AI è la sua capacità di ascoltare attivamente le conversazioni attraverso il dispositivo mobile dell'utente, analizzando il contenuto in tempo reale per offrire suggerimenti pertinenti e contestuali. Durante una riunione, lezione o conversazione, può suggerire domande rilevanti, fornire dati a supporto delle argomentazioni o aiutare a formulare risposte chiare e concise, tanto che i creatori del tool lo definiscono un coach, più che un assistente. Vediamo tutto più nel dettaglio.

Le Funzionalità Principali di HedyAI

Supporto in Tempo Reale

L'essenza di Hedy AI risiede nella sua capacità di fornire assistenza istantanea durante le conversazioni in corso. Il sistema non si limita ad ascoltare, trascrivere e registrare passivamente, ma offre un supporto attivo e contestuale, permettendo all'utente di accedere a risposte elaborate dall'intelligenza artificiale in pochi secondi.

Infatti, durante la conversazione stessa è possibile porre una domanda in chat all’AI, che ci risponderà con l’intero contesto della sessione come riferimento. Per rendere il tutto più immediato, sono previste alcune domande rapide preimpostate, come “Riassumere gli ultimi 5 minuti” o “Riepilogare decisioni e azioni”. Inoltre, gli sviluppatori hanno introdotto da poco la possibilità di impostare prompt rapidi personalizzati.

Chat con l'assistente durante e dopo il meeting, anche con prompt rapidi

Ci tengo ad evidenziare: questa funzionalità è supportata sia a riunione finita, in base alla trascrizione finale, ma soprattutto anche quando la conversazione è ancora in corso! Fantastico! 

💡 Pro Tip: Puoi impostare un prompt rapido come “Ripeti l’ultima domanda” per ovviare a quei imbarazzanti momenti in cui ti distrai per qualche secondo e ti viene posta una domanda (succede sempre così!).

Trascrizione, Sintesi e Registrazione

Oltre al supporto in tempo reale, Hedy AI offre funzionalità complete per la documentazione delle conversazioni:

• Trascrive automaticamente il parlato in testo
• Genera riassunti strutturati che condensano i punti chiave discussi
• Registra l'audio delle sessioni importanti (opzionale)
• Permette di importare file audio o video esistenti per analizzare conversazioni passate
• Tutte le sessioni rimangono sempre salvate ed accessibili, quindi puoi riaprirle ed interrogare nuovamente la chat in merito ad un determinato appuntamento

💡 Pro Tip: Non registrare conversazioni di nascosto, eventualmente limitati a far generare riassunti e key points.

Comprensione Contestuale e Supporto Multilinguistico

La sofisticata capacità di comprensione del linguaggio naturale permette a Hedy AI di cogliere il contesto delle conversazioni, adattando il supporto fornito in base all'argomento trattato e alla dinamica dell'interazione. 

Per ottimizzare l’output, all’inizio di ogni sessione occorre selezionare: lingua, Tipo di sessione e Contesto della sessione.

Nel dettaglio, il tool offre modalità dedicate per i seguenti "Tipi di sessione", ovvero diversi scenari di conversazione:

• Business / Riunione di lavoro
• Giornalismo
• Sanità / Consultazione medica
• Reclutamento
• Conversazioni personali
• Lezioni accademiche
• Sessioni di brainstorming individuale

Selezionando il giusto Tipo di sessione, Hedy AI è in grado di comprendere meglio lo scenario e offrire suggerimenti più pertinenti. Anche i prompt preimpostati cambiano a seconda del tipo di sessione.

Oltre a questi “macro-tipi”, possibile impostare anche degli ulteriori “Contesti di sessione”: vi sono fino a 5000 caratteri per includere dettagli come chi sei, il tuo ruolo, gli altri partecipanti, gli obiettivi della riunione, o qualsiasi altro contesto che possa aiutare Hedy a fornire informazioni migliori.

Ad esempio, potresti avere:

• un contesto “Interview con candidato Alessandro per la posizione di marketing specialist” da selezionare in area “Recruiting”
• un contesto personale come “Visita medica per dolore cronico alla schiena” in ambito “Sanità”
• un contesto “lezione di coding javascript incentrato su chiamate API” in ambito “Lezioni”
• un generico “Riunione di lavoro team marketing” da usare come predefinito in area “Business”.

Esempio di contesto di sessione. Hai fino a 5000 caratteri per definirlo nel dettaglio!

💡 Pro Tip: Imposta un contesto per le meeting ricorrenti. Puoi sempre modificare il contesto per adattarlo alla specifica sessione.

Inoltre, Hedy supporta oltre 30 lingue, facilitando la comunicazione con team globali e migliorando la comprensione con suggerimenti culturalmente rilevanti. Tuttavia, non tutto in realtà è rosa e fiori. Le tecnologie AI sono chiaramente incentrate sulla lingua inglese: a prescindere dal tool o dal LLM, il supporto per una lingua “di nicchia” come l’italiano è buono ma sicuramente non ancora eccellente. Leggi più sotto la mia esperienza!

Mobile, Desktop, Integrazione con altri strumenti

Hedy AI è pensato per un utilizzo mobile-first. Attualmente, solo le applicazioni supportano tutte le funzionalità, mentre la versione desktop è di sola consultazione (delle sessioni registrate tramite app). Tuttavia, gli sviluppatori sanno della forte richiesta di una versione desktop completa e ci stanno lavorando.

🆕 Update: Giusto qualche giorno fa, è stata rilasciata in beta la versione completa per MacOs.

Forse un aspetto più marginale, ma Hedy AI ha API dedicate per integrare il tool con altri strumenti (es tramite Make.com o Zapier) e automatizzare i propri workflow. Come alternativa più semplice per utenti standard, è possibile abilitare una email automatica di riepilogo per ogni sessione.

Personalmente, sono un po’ un fanatico di note-taking, cercando di segnare sempre almeno i punti principali delle riunioni nel mio PKMS Obsidian.md, ed ora li integro anche con quelli generati da Hedy. Per una maggiore efficienza, sto valutando se creare un'automazione che crei automaticamente un file in markdown con i dettagli dei meeting e li aggiunga al mio vault di Obsidian su Google Drive (grazie alle funzionalità API di Hedy).

La Mia Esperienza con HedyAI

Le prime volte che ho provato Hedy AI, è stato in contesti personali, come un’uscita con amici o una conversazione con la mia ragazza. Le prime prove mi hanno lasciato impressionato! Mi sono così convinto ad acquistare una licenza, approfittando di un LTD per una sottoscrizione lifetime!

Oggi, lo attivo sia durante conversazioni informali, sia per sessioni di studio, sia durante meeting di lavoro importanti, per essere sicuro di non perdere i punti chiave principali. In alcuni casi, Hedy AI mi permette di evitare completamente la parte di presa appunti, mentre in altri casi preferisco ancora prendere i miei appunti ed integrarli in seguito con quelli generati dal tool.

La mia opinione è che il tool funzioni davvero bene. Inoltre, i developers sono molto attivi, con nuove versioni e nuove funzionalità introdotte ogni qualche settimana. In particolare, ecco le mie opinioni sul tool ed i limiti che ho riscontrato.

Trascrizione

• Con le impostazioni predefinite, il transcript è molto accurato solo in inglese.
• In italiano è molto impreciso - anzi, spesso è proprio incomprensibile.
• Attivando l'impostazione avanzata "large model", la trascrizione diventa precisa anche in italiano.
• Tuttavia, è necessario uno smartphone di ultima generazione per sfruttare al massimo l'impostazione "large model", che usa un modello preciso ma più lento: con il mio telefono di fascia media, dopo una certa durata non è più in grado di gestire la trascrizione, quindi non posso attivare l'opzione nei meeting più lunghi.
• Con le ultime versioni, è possibile far eseguire un ulteriore check della trascrizione all’AI per migliorarla. Effettivamente la qualità migliora, ma in italiano lascia comunque a desiderare. Funziona al meglio solo se attivi anche la registrazione audio: l'AI può così rielaborare tutto il file audio per generare un transcript più accurato.

Esempio di transcript in italiano praticamente incomprensibile. Abilitando il linguaggio grande, la qualità aumenta sensibilmente. Il pulsante in basso a destra permette di elaborare nuovamente il transcript per migliorarne la qualità.

Supporto, Riassunti e Key Points

• A prescindere dalla qualità del transcript, HedyAI è in grado di capire sempre ed in ogni caso la conversazione.
• Summary, note dettagliate, key points, take aways sono sempre di qualità.
• Le risposte alle domande in tempo reale sono sempre pertinenti. La precisione aumenta con la durata della sessione (i primi minuti il contesto è ristretto).
• Con gli ultimi aggiornamenti, è possibile caricare anche un file audio già disponibile e sfruttare tutte le funzionalità di Hedy AI. Nella mia esperienza, questo non sempre funziona: a seconda del file e della durata, il caricamento o l’elaborazione possono fallire. Your mileage may vary.

Anche se la trascrizione è inaccurata, le note generate e le risposte via chat sono di qualità.

Evoluzione e miglioramenti futuri

• Il tool è in continua evoluzione. Il team comunica apertamente le novità e si concentra sulle feature richieste dalla community.
• È possibile caricare anche registrazioni esistenti.
• Hanno migliorato la trascrizione in italiano e altre lingue diverse dall’inglese (anche se per i migliori risultati occorre attivare le impostazioni avanzate ed avere un telefono performante)
• È integrabile tramite API o tool no-code come Zapier con altre applicazioni.
• Con le prossime versioni, si potranno usare tutte le funzioni di HedyAI anche da desktop, oltre che dalla app mobile. Attualmente, la versione desktop è di sola visualizzazione.

Limiti e difetti

• Attualmente, il consumo della batteria dello smartphone è piuttosto elevato e nelle riunioni più lunghe il telefono scalda parecchio.
• La qualità dipende dal microfono dello smartphone e dal rumore ambientale (fino a quando non saranno disponibili applicazioni desktop).
• Trascrizione in italiano migliorabile.

AI e Riunioni: Valore ed Impatto sulla Produttività e sul Lavoro Professionale

Come al solito, desidero andare oltre l’effetto “Wow” di un particolare strumento e riflettere più profondamente sul pain point che vuole risolvere e, più in generale, sull’effetto che strumenti simili e l’AI in generale hanno sulla produttività lavorativa.

Ottimizzazione delle Riunioni e Riduzione del Multitasking

Prima di strumenti AI simili a supporto dei meeting, gestire efficacemente un incontro richiedeva un notevole multitasking: era necessario tenere traccia dell'ordine del giorno, gestire la conversazione e prendere appunti manualmente. In alternativa, ti dovevi munire di registratore ed ascoltare nuovamente la riunione (o la lezione, come facevo in università).

Questo è non solo inefficiente, ma anche particolarmente provante. Soprattutto negli incontri più lunghi, tutti abbiamo raggiunto il punto in cui la mente non ce la faceva più ed ha iniziato a vagare. Altre volte, come a scuola, ci siamo limitati a trascrivere esattamente quello che sentivamo, ma senza realmente ascoltare e pensare alle parole.

Sono convinto che l’intelligenza artificiale trovi un ambito di applicazione particolarmente valido e sentito in questo contesto, andando a risolvere dei pain points reali condivisi da milioni di persone.

Soluzioni potenziate dall’intelligenza artificiale come Hedy AI risolvono questi problemi automatizzando la registrazione e l'elaborazione delle informazioni, permettendo ai partecipanti di concentrarsi pienamente sulla conversazione in corso. Questa riduzione del carico cognitivo consente una partecipazione più attiva e consapevole, migliorando la qualità delle interazioni ed il valore estratto da ogni riunione.

Inoltre, il supporto in real-time dell’AI può aiutare a recuperare delle informazioni che si sono perse, ad esaminare le cose da altre prospettive, a riassumere rapidamente i punti salienti, e persino ad avere rapidamente l’idea per “qualcosa da dire” nei momenti in cui manchiamo della giusta prontezza.

Non da ultimo, un assistente AI di questo tipo può essere particolarmente prezioso per persone con disturbi dell'apprendimento o dell'attenzione, che possono trovare difficile seguire conversazioni complesse e prendere appunti simultaneamente.

Condivisione delle informazioni

Spesso, le riunioni sono seguite da email o messaggi di riepilogo con i principali punti trattati e le azioni chiave successive. Altre volte, capita che non tutti possano partecipare ad un meeting, ed è quindi necessario allinearli inviando un recap.

In tali situazioni, un assistente AI che possa fare il 90% del lavoro è chiaramente di grandissimo aiuto, ed un grosso risparmio di tempo. Le trascrizioni e i riassunti automatici rendono i contenuti degli incontri accessibili anche a chi non ha potuto partecipare, facilitando la condivisione della conoscenza all'interno delle organizzazioni e riducendo i silos informativi.

Questa funzionalità può essere particolarmente apprezzata anche in contesti didattici, dove gli studenti possono beneficiare della possibilità di rivedere le lezioni trascritte, o in organizzazioni con team distribuiti geograficamente e multi-lingua.

Snellire e Automatizzare il Workflow e Integrazione con Altri Strumenti

Questi strumenti possono snellire le azioni post-meeting ed integrarsi agevolmente nello stack di lavoro del team. Hedy AI in particolare offre ampie possibilità di integrazione con altri strumenti attraverso l'API dedicata e l'integrazione con Zapier. Questo permette di automatizzare diversi aspetti del workflow post-riunione, come ad esempio:

• L'invio di riassunti delle sessioni direttamente a documenti condivisi o all'app di note-taking preferita
• La creazione automatica di attività dalle voci d'azione emerse durante il meeting
• La condivisione di approfondimenti con il team su Slack

Questa capacità di integrazione garantisce che informazioni, insights, azioni e approfondimenti generati durante le riunioni non rimangano isolati, ma si inseriscano fluidamente nei processi di lavoro esistenti e condivisi con altri.

Alternative a Hedy AI

Hedy scende in campo e compete in un mercato pieno di alternative, alcune delle quali supportate da colossi tecnologici, che si adattano a diversi contesti ed esigenze d’uso.

• Ormai tutti i principali provider di meeting online (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams…) offrono funzionalità di IA, generando ad esempio il transcript di una riunione. 
• Altre app come Otter.ai o Fireflies.ai potenziano ulteriormente i transcript automatici tramite riassunti, key actions e altre funzionalità di team avanzate. Tuttavia, tipicamente queste richiedono che un bot o agent partecipi alla riunione, aspetto che può essere mal visto da altri partecipanti.
• Se hai semplicemente bisogno di una trascrizione di un audio, altri servizi dedicati come descript.com possono avere un risultato migliore e più veloce (o, se sei smanettone, puoi anche sfruttare le Whisper API di ChatGPT).
• Alcune soluzioni come PlaudAI adottano un approccio diverso, basato su dispositivi fisici piuttosto che su pure applicazioni software. Essenzialmente, sono dei registratori vocali evoluti integrati con AI.
• Volendo estremizzare, anche soluzioni come tablet con penna o Penne e Bloc-Notes Smart possono essere una soluzione alternativa, permettendo di digitalizzare i propri appunti ed in seguito darli in pasto all’AI per tutte le elaborazioni del caso.

In questo panorama variegato, penso che sia riuscito a ritagliarsi una fetta interessante, grazie all’unione di diverse funzioni innovative in un unico pacchetto.

Onestamente, non ho trovato alcun tool alternativo che fornisca supporto in tempo reale come Hedy AI, un’innovazione unica che bisogna proprio provare per capire quanto è potente (gli altri tool si concentrano sul supporto a evento finito, non a evento ancora in corso). Inoltre, la maggior parte delle soluzioni si concentra su appuntamenti online, mentre Hedy può essere usato in qualunque contesto.

Ciliegina sulla torta, attualmente è possibile acquistare una licenza lifetime. 

Conclusioni: vale la pena usare Hedy AI?

Sono dell’idea che l’applicazione dell’AI a supporto dei meeting sia uno dei casi d’uso più azzeccati ed efficaci. L'impatto di questi strumenti va oltre il semplice miglioramento dell'efficienza: essi trasformano l'esperienza stessa delle riunioni, rendendole più inclusive, più produttive e meno dispersive. La capacità di concentrarsi pienamente sulla conversazione, sapendo che nessun dettaglio andrà perso, libera risorse cognitive che possono essere dedicate a contributi più significativi e creativi.

Dopo averlo testato, posso dire che Hedy AI è un ottimo assistente virtuale per chi vuole ottimizzare i propri meeting. Ha alcuni limiti (specialmente nella trascrizione in italiano con impostazioni standard), ma offre una soluzione completa e versatile con supporto in tempo reale, trascrizione automatica, generazione di riassunti, analisi contestuale e integrazione con altri strumenti.

Nel mio caso specifico, questo strumento ha significativamente migliorato la mia capacità di gestire le informazioni emerse durante le conversazioni, integrandole perfettamente nel mio sistema di gestione della conoscenza personale.

Lo consiglio se:

• Hai molte riunioni e vuoi migliorare la produttività senza perdere dettagli importanti.
• Ti serve un assistente AI che offra suggerimenti in tempo reale durante le conversazioni.
• Vuoi un tool integrabile con altre applicazioni (Zapier, API personalizzate, ecc.).
• Vuoi approfittare del LTD per una licenza lifetime e non pagare sottoscrizioni.

Potresti valutare alternative se:

• Hai bisogno di trascrizioni perfette in italiano senza dover modificare le impostazioni avanzate.
• Preferisci un dispositivo fisico per la registrazione con qualità audio superiore.
• Hai bisogno di funzionalità di team più avanzate.

Nel complesso, Hedy AI rappresenta una soluzione innovativa e in continua evoluzione che merita di essere provata, soprattutto per chi lavora in ambienti dinamici dove la gestione efficace delle informazioni è essenziale.

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Se vuoi testare Hedy AI, puoi visitare il sito ufficiale: Hedy AI e consultare le FAQ per maggiori dettagli sulle funzionalità e integrazioni: Hedy AI FAQ. Puoi anche acquistare una licenza lifetime tramite AppSumo.

Tu hai mai provato un assistente AI per le riunioni?